البريد الإلكتروني أصبح من أكثر الأدوات أهمية عبر الإنترنت فلا يمكن أن تجد شخصا يستخدم الإنترنت ولا يستخدم البريد الإلكتروني حتى وإن كان يستخدمه فقط في الولوج لبعض المواقع الأخرى والشبكات الاجتماعية يظل لا غنى عنه أبدا.
ولكن هناك 10 أمور خاطئة من المرجح أنك تفعلها وقد تسبب كرهك للبريد الإلكتروني تماما أو تسبب تجربة استخدام سيئة، إليكم تلك الأمور التي يجب عليكم إصلاحها.
1- مراسلة الأشخاص الخاطئين أو مجموعة كبيرة من الأشخاص
كم من مرة وصلتك رسالة بريد إلكتروني تخص شخصا آخر بالخطأ؟ تلك الأمور دائما ما تحدث والسبب هو الكتابة التلقائية الموجودة في البريد الإلكتروني والتي دائما ما تسبب تلك الأخطاء.
فقط عليك التأكد عدة مرات من عنوان البريد الذي تقوم بإرسال الرسالة له ويفضل أيضاً أن تتأكد مرارا وتكرارا من أهمية وصول الرسالة للأشخاص الآخرين الذين قمت بوضعهم في “CC” أو “BC” حتى لا يصبح الأمر مزعجا لك ولهم أيضاً.
2- تفقد البريد الإلكتروني مرارا وتكرارا
بالطبع أمر هام أن تتأكد من عدم وجود رسائل عاجلة على بريدك الإلكتروني ترغب في الرد عليها سريعا ولكن أن يحدث ذلك الأمر مرارا وتكرارا على مدى اليوم بالكامل بدءا من الصباح وحتى المساء وأيضاً في أوقات فراغك وأوقات العطلات هذا ما يجب إيقافه تماما.
عليك ألا تتفقد البريد الإلكتروني أيام العطلات وأيضا في أوقات فراغك فذلك قد يسبب الكثير من الإجهاد وضغط العمل حتى في أوقات الفراغ، أيضاً يفضل ألا تبدأ يومك بقراءة بريدك الإلكتروني رغم أن العديد من المستخدمين يرون أن هذا هو الوقت المناسب.
3- عدم تنظيف صندوق الرسائل دوريا
قراءة كافة الرسائل الموجودة في بريدك الإلكتروني أمر جيد ولكن أن تترك تلك الرسائل كما هي هذا هو الخطأ، فالأمر أشبه بأن تتلقى صندوقا من الرسائل يوميا وتقرأها ثم تحتفظ بتلك الرسائل والأظرف على طاولتك لفترة طويلة فهل تتخيل الضغوط التي ستشعر بها ؟
يمكنك أن تنظم بريدك الإلكتروني بعد قراءة عدد كبير من الرسائل وقم أيضاً بمسح الرسائل الغير هامة منها أو حتى ترتيبها في صناديق أخرى غير صندوق الوارد فالأمر سيصبح أفضل إن قمت بتفقد بريدك الإلكتروني ووجدته يحتوي على 0 رسائل بدلا من عدد كبير مثل 2123 رسالة غير مقروءة حتى وإن كنت تعلم أنها ليست هامة!
4- لا تستخدم بريدك الإلكتروني كتطبيق منظم للمهام
من أحد الأخطاء التي يرتكبها الكثير من المستخدمين هو أن يجعل بريده الإلكتروني قائمة للمهام أو لتذكر المهام الخاصة به وهذا أمر خاطئ للغاية فلن تلبث الرسائل الجديدة أن تأتي وتختفي تلك الرسائل الهامة التي تنظم فيها مهامك المختلفة واليومية.
فقط قم بالاستعانة ببعض التطبيقات التي تنظم مهامك أو تطبيقات to-do list فهي الخيار الأفضل.
5- إعادة فتح الرسائل القديمة لتوفير الوقت
هذا أمر أيضا خاطئ فإن تم الانتهاء تماما من رسالة ما لا يجب عليك إعادة فتحها بإرسال رد على مستقبل تلك الرسالة مرة أخرى، فقط قم بإنشاء رسالة جديدة !
فمن غير الطبيعي أن يتم الرد على رسالة ما تتحدث عن إحدى مشاكل العمل ومن ثم تقوم بالرد عليها بعد فترة طويلة باستفسار عن مشكلة أخرى لا تمت للأولى بصلة!
6- عدم حفظ الرسائل الهامة
في الحقيقة ربما تمتلك صندوق رسائل غير محدود السعة والذي يمكنك من حفظ الكثير والكثير من الرسائل والملفات دون القلق بكيفية الوصول إليها ولكن لا يمكنك أن تثق أبدا في عالم الإنترنت.
عليك بحفظ الملفات الهامة والرسائل بعيدا عن صندوق بريدك الإلكتروني وذلك لسهولة الوصول إليها عندما لا تمتلك اتصالا بالإنترنت أو حتى في حالة فقدان بريك الإلكتروني بشكل مفاجئ نظير خطأ ما في الخدمة المقدمة إليك!
7- عدم مراعاة الآداب العامة لرسائل البريد الإلكتروني!
هذا حقيقي، يوجد آداب عامة لرسائل البريد الإلكتروني والتي يجب عليك مراعاتها كأن تقوم بمشاهدة الرسالة على جوالك قبل إرسالها وأيضاً ان تحاول الاختصار إلى 300 حرف في بعض الرسائل ولا تقم بحشو الكثير من الروابط بتوقيعك الخاص فقط اجعله يعبر عنك، تلك أمور بسيطة ولكنها مؤثرة في رسالتك البريدية.
8- إرسال معلومات شديدة الحساسية في البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني ليس آمنا بنسبة 100% فإن قمت بإرسال كلمات السر عبر رسالة بريدية لا تلومن إلا نفسك في حالة سرقتها فالرسائل الإلكترونية ليست مشفرة فإن استطاع طرف ما اختراق بريدك أو بريد صديقك سيحصل على كلمات السر والمعلومات شديدة الحساسية تلك ببساطة.
9- عدم الرد على الرسائل سريعا
كثيرا ما يقوم المستخدمون بقراءة البريد الإلكتروني ومن ثم البدء بالضغط على علامة النجمة بجوار عدة رسائل لتذكرها في المستقبل القريب وبدء الرد عليها ولكن كم من مرة ينسى المستخدم تلك الرسائل ؟
هذا أيضا أمر خاطئ فهناك الكثير من الرسائل يجب الرد عليها حالا وهناك أيضاً رسائل يمكنها الانتظار ولكن هناك قاعدة يفضل الالتزام بها وهي الرد على البريد الإلكتروني خلال ساعتين من إرسال الرسالة فتلك المدة القصوى التي ينصح بها.
10- عنوانين ضعيفة ومزعجة
عنوان رسالتك الإلكترونية قد يكون السبب في قراءتها والرد عليها في الحال أو سببا في تجاهلها فالأمر يعتمد عليك أنت، قم بكتابة عنوان يعبر عن فحوى الرسالة ولا تقم بإرسال رسالة عنوانها “السلام عليكم” أو حتى “أهلا بك” فصدقني لن يقرأها الطرف الآخر في الحال مهما كانت أهميتها!
المصدر : موقع ارقام ديجيتال
